1. ความหมาย
การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้มือจัดทำบัญชีก็ได้ มี 4ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก คือ การลงบันทึกความจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นของแต่ละวัน
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก คือ การนำข้อมูลที่จดบันทึกไว้ในสมุดรายวันในจำแนกหมวดหมู่หรือแยกประเภทบัญชีในสมุดขั้นปลาย
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล คือ การนำข้อมูลที่ผ่านการจำแนกประเภทมาสรุปผลเป็นรายงานทางการเงินหรืองบการเงินภายในงวดเวลาบัญชีหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย คือ การนำข้อมูลซึ่งสรุปผลในรายงานทางการเงินมาทำการวิเคราะห์ในรูปของร้อยละ จากนั้นนำผลการวิเคราะห์มาแปลความหมายและนำเสนอผลการวิเคราะห์แก่บุคคลที่ เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ
2. การจำแนกประเภท
สามารถจำแนกประเภทการบัญชีได้เป็น 2 หมวดคือ
2.1 การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฎจักรการบัญชี มีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจเริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบันทึกรายการในสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวันและผ่าน รายการบัญชีไปยังสมุดแยกประเภท จากนั้นจึงทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการเมื่อสิ้นงวดเวลา บัญชีก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจึงจัดทำงบกำไรขาดทุนพร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้า บัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี
2.2 การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาทำการจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตาม ความต้องการของผู้ใช้ กำหนดรูปแบบของรายงานไม่มีความชัดเจนขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงาน หรือผู้บริหารระดับต่างๆ ขององค์การโดยส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของรายงานผลการดำเนินงาน
3. หลักการบัญชี คือ มีการนำเสนอสารสนเทศทางการที่มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้และเป็นที่ยอม รับอย่างกว้างขวางของผู้ใช้งบการเงิน ด้วยเหตุนี้ธุรกิจต้องคำนึงถึงการเลือกวิธีปฏิบัติทางการบัญชีที่เหมาะสมและ มีความสอดคล้องกับผลักบัญชีที่รับรองทั่วไป สามารถสรุปสาระสำคัญของหลักการบัญชีได้ดังนี้
3.1 หลักการดำรงอยู่ของกิจการ
3.2 หลักความเป็นหน่วยงานของกิจการ
3.3 หลักงวดเวลาบัญชี
3.4 หลักการจำแนกประเภทบัญชี จำแนกออกเป็น 5 หมวดดังนี้
3.4.1 สินทรัพย์ หมายถึงทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของธุรกิจและสามารถนำไปใช้ในอนาคตสินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยนทรัพยากร
3.4.2 หนี้สิน หมายถึง ภาระผูกในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีต มีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้สินหรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต
3.4.3 ส่วน ของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่งคือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออก แล้ว
3.4.4 รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชี รวมถึงรายได้กำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ อาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้
3.4.5 ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างเวลางวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการขาดทุนที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอาจจะเกิดจาก กิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้
3.5 หลักการบัญชีคู่ คือ การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้งหรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของ รายการค้าถึงสองครั้งโดยครอบคลุมไปถึง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทคือ
3.5.1 ด้านเดบิต
3.5.2 ด้านเครดิต
3.6 หลักการใช้หน่วยเงินตรา หน่วยเงินตราที่ใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้ เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ดังนั้น หน่วยเงินตราจะแสดงถึงตัวเลขที่เป็นตัวเลขเพื่อใช้วัดผลการดำเนินงานและการ เปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงินของธุรกิจในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินบาทและสตางค์
3.7 หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม คือ เอกสารขั้นต้นเช่น ใบเสร็จรับเงินไว้เป็นหลักฐานก่อนการบันทึกรายการบัญชีที่เกิดขึ้นจริง
3.8 หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย ได้ 2 วิธี คือ
3.8.1 เกณฑ์เงินสด รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจกาหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ
3.8.2 เกณฑ์คงค้าง ราย ได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่ มีการรับหรือจ่ายเงินสดก็ตามสามารถยกตัวอย่างเพื่ออธิบายดังนี้
1.การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะรับรู้รายได้เป็นงวดบัญชีที่มีการขายเกิดขึ้นจริงเท่านั้น
2. การจ่ายชำระค่าไฟฟ้าของเดือนมีนาคมแต่จ่ายชำระจริงในเดือนเมษายนก็จะต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายในเดือนมีนาคม
3.9 หลัก การจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย การนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อ ให้เกิดรายได้นั้นจึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง
3.10 หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์ มีการประมาณอายุใช้งานของสินทรัพย์ตลอดจนมีการตัดจ่ายต้นทุนของสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายซึ่งปรากฏในกำไรขาดทุน
สารสนเทศทางการบัญชี
1.แนวคิด
สารสนเทศ ทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ งบการเงินและการภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานวิเคราะห์ต้นทุนต่างๆรายงานงบประมาณ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ออกจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีและใช้เป็นหลักฐานทางการ เงิน ดังนี้
1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรที่แท้จริงขององค์การ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้าต่อไปได้
2. การจำแนกประเภท แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
2.1 เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชีมีจุดเริ่มต้น ตั้งแต่เอกสารที่ระบุแหล่งข้อมูลเบื้องต้นจนกระทั่งเอกสารที่ใช้บันทึก ข้อมูลก่อนที่จะออกงบการเงินจำแนกได้ 4 ประเภท ดังนี้
2.1.1 เอกสารขั้นต้น เอกสารใช้สำหรับการลงบัญชีและการบันทึกรายการเริ่มตั้งแต่การเกิดรายการค้า
2.1.2 สมุดรายวัน เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าสมุดบัญชี คือ เอกสารที่นำมาใช้สำหรับการบันทึกบัญชีในระบบมือ
2.1.3 บัญชีแยกประเภท เอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวันโดยมีการจำแนกหมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้อง
2.1.4 งบทดลอง เอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชีแยกประเภท
2.2 รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน หรือระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงินแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ
2.2.1 งบการเงิน รายงานที่แสดงผลการดำเนินฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการแบ่งได้ดังนี้
1. งบดุล แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ
2. งบกำไรขาดทุน แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจ
3. งบกระแสเงินสด งบแสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด
4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลหรือรายละเอียดจากรายการและตัวเลขที่แสดงในงบการเงินประกอบด้วย 3 ส่วนดังนี้
1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน
2. นโยบายการบัญชีที่ธุรกิจเลือกใช้ของแต่ละหัวข้อบัญชี
3. ข้อมูลส่วนอื่น
2.2.2 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มี 3 รูปแบบดังนี้
1.รายงานภาษีขายเป็นรายงานที่กำหนดให้ธุรกิจบันทึกภาษีขายที่ธุรกิจพึงเรียกเก็บจากลูกค้า
2. รายงานภาษีซื้อ รายงานที่ธุรกิจบันทึกภาษีซื้อที่ถูกเรียกเก็บจากธุรกิจผู้จำหน่ายสินค้า
3. รายงานสินค้าและวัตถุดิบ แสดงสินค้าที่ได้มาและจำหน่ายไป
2.3 รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ไดจากงบการเงินมาทำการวิเคราะห์ ทางการเงินเพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำไปใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการ บริหารภายในองค์การ การกำหนดรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆสามารถยก ตัวอย่างได้ดังนี้
2.3.1 รายงานด้านงบประมาณ
2.3.2 รายงานด้านการบัญชีต้นทุน
2.3.3 รายงานวิเคราะห์งบการเงิน
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1. Hall ระบุถึง การรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3 ระบบดังนี้
2. ระบบประมวลผลธุรกรรม คือ ระบบที่สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน
3. ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงิน คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน
ระบบรายงานทางการบริหาร คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ
ระบบ ประมวลผลธุรกรรมจะมีการจำแนกธุรกรรมที่เป็นตัวเงินขั้นพื้นฐานทางการผลิต การตลาด การบริหารทรัพยากรมนุษย์และการเงิน ผ่านรายการเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภททำการปรับยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยว ข้องเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประมวลผลเพื่อออกรายงานทางการเงินเมื่อสิ้น งวดวันออกบัญชี การประมวลสารสนเทศทางการบัญชีที่เป็นผลลัพธ์จากบัญชีแยกประเภทเพื่อตอบสนอง ความต้องการใช้ข้อมูลของผู้บริหาร สามารถแยกได้ 5 ระบบดังนี้
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม มีลักษณะที่คล้ายคลึงกันและเกิดขึ้นซ้ำๆ ในแต่ละวันทำการ การเกิดขึ้นซ้ำของธุรกรรมนี้เรียกว่า วัฏจักรรายการค้า
พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพรรณ เชิงเอี่ยม จำแนกวัฏจักรรายการค้าเป็น4 ประเภทคือ
1.1 วัฏจักรรายจ่าย ที่ก่อให้เกิดรายจ่ายประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
1. การสั่งซื้อละรับสินค้า
2. การควบคุมเจ้าหนี้และเงินสดจ่าย
3. การซื้อสินทรัพย์ถาวร
4. การจ่ายเงินเดือนพนักงาน
1.2 วัฏจักรรายได้ ที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
1. การขายและจัดส่งสินค้า
2. การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน
3. การควบคุมลูกหนี้และรับชำระเงิน
1.3 วัฏจักร การแปลงสภาพ ที่ก่อให้เกิดการแปลงสภาพทรัพยากรวัตถุดิบ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปตามคำสั่งผลิตของลูกค้าประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจ ดังนี้
1. การควบคุมวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือ
2. การผลิต
3. การคำนวณต้นทุนการผลิต
1.4 วัฏจักรการบริหารจัดการเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการสินทรัพย์ของธุรกิจประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
1. การควบคุมเงินสด
2. การควบคุมสินทรัพย์
2. ระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายธุรกิจ
ลำดับ แรกของการเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจภายใต้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นต้อง จัดเตรียมผังบัญชีที่แสดงการจัดหมวดหมู่บัญชีภายใต้การดำเนินงานของธุรกิจ อย่างเป็นระเบียบกระบวนการของระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายธุรกิจอธิบายได้โดยใช้ แผนภาพกระแสข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงภาพรวมของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ เชื่อมโยงข้อมูลกับระบบสารสนเทศอื่นๆโดยการรับเข้าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องจาก ระบบสารสนเทศอื่น เพื่อมาประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ คือ สารสนเทศทางการบัญชีอธิบายได้ดังนี้
1.ระบบสารสนเทศทางการผลิตจะส่งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบและการผลิตสินค้าเข้าสู่ระบบ
2. ระบบสารสนเทศทางการตลาดจะส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ
3. ระบบสารสนเทศทางการเงินจะส่งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสดเข้าสู่ระบบ
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์จะส่งธุรกรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์เข้าสู่ระบบ
5. ผู้จัดการงานจะส่งรายการปรับปรุงบัญชีและงบประมาณเข้าสู่ระบบ
6. ผู้ใช้รายงานจะรับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ
3.ระบบบัญชีแยกประเภท
3.1 การบันทึกรายการปรับปรุงเป็นขั้นตอนการนำเข้ารายการปรับปรุงบัญชี อาจจะเป็นการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่พบในการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบสารสนเทศ อื่น
3.2 การผ่านรายการบัญชี เป็นขั้นตอนของการโอนรายการจากบัญชีสมุดรายวันทั่วไปเข้าสู่แยกประเภท
3.3 การ ปรับปรุงยอดคงเหลือหลังจากที่ระบบมีการผ่านข้อมูลบัญชีเรียบร้อย ระบบจะทำการปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยวข้องแต่ละบัญชีภายในแฟ้มงบ ทดลองให้เป็นปัจจุบัน
3.4 การออกรายงานการผ่านบัญชีเป็นขั้นตอนการออกรายงานที่ได้จากการผ่านรายการบัญชี
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.1 การประมวลผลรายงาน
4.2 การพิมพ์รายงานเป็นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว
4.3 การปิดบัญชีเป็นขั้นตอนหลังออกรายงานทางการเงินเรียบร้อยแล้ว
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
5.1 การจัดเตรียมรูปแบบรายงาน
5.2 การประมวลผลรายงาน
5.3 การพิมพ์รายงาน
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1.โปรแกรม สำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟแวร์ถูกพัฒนาขึ้นใช้ เฉพาะกับงานด้านการบัญชีและจำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูล (ดีบีเอ็มเอส) เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ สามารถออกรายงานทางการเงินและการบริหารได้ตามความต้องการของผู้ใช้ ทั้งนี้จะต้องเน้นการควบคุมทางการบัญชีในส่วนการควบคุมเฉพาะระบบ ทั้งในด้านการควบคุมด้านการเข้าถึง การรับเข้า การประมวลผล และการส่งออกข้อมูล
โปรแกรม สำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูล รายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่างๆผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆมีคุณสมบัติ ดังนี้
