ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับการบริหาร

+ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับการบริหาร+

       ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System) หรือ HRIS หรือระบบสารสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (Personal Information System) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนิน ทางการวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

      1. ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือน และสวัสดิการ เป็นต้น

     2. ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล

     3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิด ที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองซึ่งต้องกา รข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น

การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ 5 ประการ ต่อไปนี้

         1. ความสามารถ (Capability) หมายถึง ความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร 3 กลุ่ม คือ

1.1 ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ

1.2 ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ เพื่อให้การทำงานในหน่วย งาน มีความคล่องตัวขึ้น

1.3 ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ในแต่ละกลุ่ม

         2. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศ โดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้อง กับความเป็นส่วนตัวของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียง และผลได้-เสียของบุคคลจึงต้อง มีการจัด ระบบการเข้าถึงและการจัดการข้อมูลที่รัดกุม 

         3. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยน แปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัว ซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร 

         4. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information Flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพ แวดล้อมภายนอก 

        5. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การ ดำเนินงานขององค์การ มี ประสิทธิภาพขึ้น 

          ปัจจุบันเราต่างยอมรับว่า คนเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ แต่ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรมีค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องรับภาระทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น เงินเดือน สวัสดิการ และข้อผูกพันในสัญญาจ้างงาน HRIS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเสนอข้อมูลการตัดสินใจซึ่ง เกิดประโยชน์แก่ทั้ง องค์การและ สมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับงานด้าน ทรัพยากรบุคคลอย่างถูกต้องขึ้น